Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Lucas Gruber
Eberlestraße 14, 86316 Friedberg, Deutschland
E-Mail: lucas@trychiefboard.com
Telefon: +49 1522 5755905

2. Welche Daten wir erheben

Bei der Nutzung von ChiefBoard werden folgende Daten verarbeitet:

• E-Mail-Adresse: für die Kontoerstellung und Anmeldung
• Fragen ohne Konto: wenn du auf der Startseite eine Frage stellst, ohne ein Konto anzulegen, legt unser Anmeldedienst Supabase ein anonymes Konto ohne E-Mail-Adresse an, damit Frage und Antwort zusammenbleiben. Legst du innerhalb von 7 Tagen kein Konto an, löschen wir es samt Gespräch automatisch. Grundlage: Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Damit die freien Antworten nicht über immer neue Gast-Konten umgangen werden, speichern wir zu jeder Gast-Antwort einen pseudonymisierten Hashwert der IP-Adresse im Sicherheitsprotokoll, ohne Inhalte, Löschung nach 30 Tagen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Anmeldung mit Google: nur wenn du „Mit Google fortfahren“ wählst: Google übermittelt uns deine E-Mail-Adresse, deinen Namen und gegebenenfalls dein Profilbild. Dein Google-Passwort sehen wir nie. Grundlage ist der Vertrag über dein Konto (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Name: optional, für die Personalisierung
• Business-Profil-Daten: Unternehmensgröße, Branche, Ziele (freiwillig)
• Chat-Inhalte: Fragen und Antworten. Werden zur Verarbeitung an die Claude API von Anthropic übermittelt und in deinem Konto gespeichert
• Hochgeladene Dateien: PDFs, Bilder und Textdateien, die du an eine Frage anhängst. Werden zur Auswertung an Anthropic übermittelt
• Entscheidungs-Ledger: von dir erfasste Entscheidungen, Begründungen, Verantwortliche und Termine
• BWA-Kennzahlen: wenn du eine BWA hochlädst: die Datei geht zum Auslesen an Anthropic, gespeichert werden danach nur die Monatszahlen, die du geprüft und bestätigt hast, nicht die Datei und nicht ihr Name. Sie dienen dem Vergleich mit dem Vormonat und bleiben, bis du sie löschst oder dein Konto. Grundlage ist der Vertrag über dein Konto (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Firmenprofil-Recherche: nur auf deinen Wunsch und nur für dein eigenes, bestätigtes Unternehmen: öffentliche Angaben über das Unternehmen von deiner Website und aus einer Websuche (z. B. Rechtsform, Standorte, Leistungen), jeweils mit Quelle. Keine Angaben über Personen; E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden vor der Auswertung entfernt. Grundlage: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), jederzeit widerrufbar. Vorschläge, die du nicht bestätigst, werden nach 30 Tagen gelöscht
• Feedback zu Antworten: deine Bewertung einzelner Antworten mit optionalem Kommentar, damit künftige Antworten besser passen. Gelöscht mit deinem Konto oder nach 24 Monaten
• Teams: wenn du ein Team nutzt: wer mit welcher Rolle dazugehört und die E-Mail-Adressen eingeladener Personen. Einladungslinks gelten 7 Tage, von ihnen speichern wir nur einen Prüfwert, und Einladungen werden 30 Tage nach Annahme oder Ablauf gelöscht. Mitglieder sehen die geteilten Unternehmen samt Entscheidungs-Ledger und Unternehmensprofil, aber nie deine Chats. Grundlage ist der Vertrag mit dem Konto, das das Team angelegt hat (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO)
• Berater-Zugang: wenn du einen Berater einlädst (zum Beispiel deinen Steuerberater): seine E-Mail-Adresse, seine Notizen an deinen Entscheidungen und wann der Zugang erteilt wurde. Der Berater liest Profil, Ledger und BWA-Zahlen des freigegebenen Unternehmens, aber nie deine Chats. Einladungen gelten 7 Tage. Du kannst den Zugang jederzeit entziehen. Grundlage ist der Vertrag über dein Konto (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Wochenbrief: eine wöchentliche Zusammenfassung aus deinem Ledger und deinen BWA-Zahlen, gespeichert für 12 Wochen. Für die kurze Einschätzung gehen diese Fakten an Anthropic. Die Mail dazu kannst du in den Einstellungen abbestellen. Grundlage ist der Vertrag über dein Konto (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Support-Chat: deine Nachrichten an uns und unsere Antworten, gespeichert in deinem Konto und gelöscht mit ihm. Grundlage ist der Vertrag über dein Konto (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Kalender-Feed: auf Wunsch erzeugen wir eine geheime Abo-Adresse für deine Wiedervorlagetermine
• Zahlungsdaten: Tarif, Abo-Status und Zahlungsbelege (Kartendaten verarbeitet ausschließlich Stripe, wir sehen sie nie)
• Kontaktanfragen: Name, E-Mail, Unternehmen und Nachricht, wenn du das Kontaktformular nutzt. Löschung nach 12 Monaten
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Typ (automatisch durch Hosting-Dienste)
• Sicherheitsprotokoll: auffällige Vorgänge wie sehr viele Anfragen in kurzer Zeit, ungültige Anmeldungen oder abgelehnte Dateien. Ohne Inhalte, die IP-Adresse nur pseudonymisiert als Hashwert. Zweck: Schutz des Dienstes vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 32 DSGVO). Löschung nach 30 Tagen

3. Zweck der Datenverarbeitung

• Bereitstellung und Betrieb des ChiefBoard-Dienstes
• Nutzerauthentifizierung und Kontoverwaltung
• Personalisierung der KI-Antworten anhand des Business-Profils
• Verbesserung des Dienstes

4. Drittanbieter

5. Speicherdauer und Löschung

Kontodaten und Inhalte (Chatverläufe, Entscheidungen, Unternehmensprofil) werden gespeichert, solange dein Konto besteht. Chatnachrichten werden dauerhaft in unserer Datenbank gespeichert, damit du deine Verläufe wiederfindest, und nach 24 Monaten automatisch gelöscht. Du kannst dein Konto jederzeit selbst löschen; die Löschung wird nach einer Widerrufsfrist von 7 Tagen ausgeführt und innerhalb von 30 Tagen vollständig abgeschlossen. Rechnungs- und Zahlungsbelege müssen wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB) bis zu zehn Jahre aufbewahren. Diese werden für alle anderen Zwecke gesperrt und danach gelöscht. Inhalte, die bereits zur Beantwortung an Anthropic übermittelt wurden, unterliegen zusätzlich deren eigenen Aufbewahrungsfristen, auf die wir keinen Zugriff haben. Sicherungskopien werden turnusmäßig überschrieben.

6. Deine Rechte

Gemäß DSGVO hast du folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über gespeicherte Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung deiner Daten
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung

Auskunft, Datenexport und Kontolöschung kannst du jederzeit selbst unter „Deine Daten“ im Kontomenü erledigen. Für alles andere wende dich an: lucas@trychiefboard.com

7. Cookies und Einwilligung

Für die Anmeldung und deine Cookie-Auswahl speichert dein Browser technisch notwendige Daten im lokalen Speicher (Local Storage). Mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) setzen wir zusätzlich Marketing-Cookies von Meta (Meta Pixel) und Google (Google Ads) ein, um die Wirksamkeit unserer Werbung zu messen. Diese werden erst nach deiner Zustimmung geladen. Lehnst du ab, werden sie nie geladen. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen:

8. Übermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister verarbeiten Daten in den USA (Anthropic, Vercel, Render, teilweise Stripe, Meta und Google). Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, andernfalls auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Ein mit der EU gleichwertiges Datenschutzniveau kann trotz dieser Maßnahmen nicht in jedem Fall garantiert werden.

9. Automatisierte Verarbeitung

ChiefBoard erstellt mithilfe eines KI-Modells (Anthropic Claude) strategische Einschätzungen auf Basis deiner Eingaben und deines Unternehmensprofils. Diese Ausgaben sind Entscheidungsunterstützung, keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO: es wird keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung dir gegenüber automatisiert getroffen. Die Bewertung und Umsetzung liegt immer bei dir.

10. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Land, in dem du lebst. Für uns zuständig ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

11. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf aktualisiert werden. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite verfügbar.