Wie viele KI-Systeme laufen in Ihrem Unternehmen? Die meisten Geschäftsführer raten

Am 24. September 2026 hat der Datenplattform-Anbieter Dataiku ein Produkt namens Agent Management angekündigt, allgemein verfügbar ab Oktober. Es durchsucht ein Unternehmen nach KI-Agenten, die auf fremden Plattformen laufen, misst ihre Leistung und markiert die riskanten. Firmenchef Florian Douetteau begründet das in der Ankündigung mit einer Beobachtung: Fragt man ein Unternehmen, wie viele KI-Agenten es betreibt, bekommt man ein Schulterzucken oder eine Schätzung. In derselben Mitteilung wird eine Untersuchung von IBM zitiert, nach der weniger als eines von fünf Unternehmen ein vollständiges Verzeichnis seiner KI-Systeme führt.

Das Produkt selbst ist nichts für Sie. Es wird pro Instanz und Jahr lizenziert, dazu kommt eine Messgebühr je überwachtem Agenten, und es integriert sich in Plattformen wie AWS Bedrock, Databricks oder Salesforce Agentforce, die in einem Betrieb mit achtzig Mitarbeitern selten stehen. Interessant ist nicht das Werkzeug, sondern der Umstand, dass es einen Markt dafür gibt. Große Unternehmen mit eigener IT-Abteilung, Einkaufsrichtlinie und Freigabeprozess wissen nicht mehr, welche KI bei ihnen arbeitet. Die Frage, ob Sie es wissen, beantwortet sich damit nicht automatisch mit Ja.

Warum die Liste im Mittelstand schneller veraltet

Im Konzern kommt KI über Projekte herein, und Projekte hinterlassen Spuren: Budgets, Verträge, Lenkungsausschüsse. In einem mittelständischen Betrieb kommt sie über drei andere Wege, und keiner davon erzeugt einen Aktenvermerk.

Der erste ist Ihre bestehende Software. Ihr CRM, Ihr ERP, Ihr Buchhaltungsprogramm, Ihr Ticketsystem haben in den vergangenen achtzehn Monaten KI-Funktionen dazubekommen, meist über ein Update, das jemand am Dienstagabend eingespielt hat. Der zweite sind Ihre Mitarbeiter. Wer einen Angebotstext schneller fertig bekommt, weil er ihn in ein frei verfügbares Werkzeug tippt, tut das, und er fragt niemanden. Der dritte sind Ihre Dienstleister. Die Agentur, der Steuerberater, das Callcenter arbeiten mit KI, oft ohne es in der Leistungsbeschreibung zu erwähnen.

Der KI-Index Mittelstand 2026 des Deutschen Mittelstands-Bunds und von Salesforce, veröffentlicht am 9. März 2026 und beruhend auf einer Befragung von rund 700 mittelständischen Unternehmen im November 2025, weist 51,2 Prozent der Betriebe als Nutzer oder Tester von KI aus und 16,6 Prozent als Anwender von KI-Agenten. Beides hat sich gegenüber 2024 stark erhöht. Bemerkenswert ist an dieser Erhebung etwas anderes: Als Hemmnisse nennen die Befragten unter anderem Datensicherheit mit 32 Prozent und regulatorische Unsicherheit mit 26,6 Prozent. Beides sind Sorgen, die man nur ausräumen kann, wenn man zuerst weiß, worüber man redet.

Was in ein KI-Inventar gehört

Ein Verzeichnis dieser Art ist kein IT-Dokument und braucht keine Software. Eine Tabelle mit sechs Spalten genügt, und sie sollte auf eine Seite passen, sonst pflegt sie niemand.

• System und Anbieter: Welches Werkzeug, von wem. Auch dann, wenn es eine Funktion innerhalb eines Programms ist, das Sie schon Jahre nutzen.
• Wer es einsetzt: Eine Abteilung oder eine Person, nicht „verschiedene". Ohne Namen gibt es später niemanden zu fragen.
• Wofür: Der konkrete Vorgang, nicht der Zweck in Schlagworten. „Entwürfe für Angebotstexte" ist eine Antwort, „Effizienzsteigerung im Vertrieb" ist keine.
• Welche Daten hineingehen: Kundendaten, Preise, Personaldaten, Konstruktionsunterlagen oder nichts davon. Diese Spalte entscheidet über den Rest.
• Was herauskommt und wer es prüft: Geht das Ergebnis direkt an einen Kunden oder sieht ein Mensch es vorher an?
• Kosten pro Monat: Häufig null, weil die kostenlose Version genutzt wird. Auch das ist eine Information, meist eine unangenehme.

Die vierte und die fünfte Spalte sind die eigentlich wichtigen. Ein Werkzeug, in das keine Unternehmensdaten wandern und dessen Ergebnis immer ein Mensch prüft, ist unabhängig vom Anbieter ein geringes Risiko. Ein Werkzeug, in das Kundendaten wandern und dessen Ergebnis ungeprüft hinausgeht, ist unabhängig vom Anbieter ein hohes.

Wie Sie die Liste an einem Vormittag füllen

Eine Umfrage per Rundmail liefert eine unvollständige Liste, weil niemand gerne zugibt, ein nicht freigegebenes Werkzeug zu benutzen. Vier Quellen zusammen liefern ein brauchbares Bild.

• Die Kreditkartenabrechnungen und Lastschriften der letzten zwölf Monate. Softwareabonnements unter fünfzig Euro im Monat laufen fast immer an der Beschaffung vorbei und stehen trotzdem auf der Abrechnung.
• Die Funktionsübersichten Ihrer bestehenden Programme. Rufen Sie für die fünf Anwendungen, mit denen täglich gearbeitet wird, die Liste der in diesem Jahr ergänzten Funktionen auf. Sie werden dort KI finden, die Sie nie eingekauft haben.
• Ein Gespräch je Abteilung, ausdrücklich ohne Schuldfrage. Die Frage lautet nicht „Benutzen Sie etwas Unerlaubtes", sondern „Was würde Ihnen fehlen, wenn es morgen abgeschaltet wäre". Darauf antworten Menschen ehrlich.
• Die Verträge mit Ihren wichtigsten Dienstleistern. Steht dort etwas zum Einsatz von KI und zur Weitergabe Ihrer Daten an Dritte? Wenn nichts dort steht, ist das die Antwort, nach der Sie fragen müssen.

Rechnen Sie mit drei bis vier Stunden und mit mehr Einträgen als erwartet. Das Ziel dieses Vormittags ist nicht Vollständigkeit, sondern der Sprung von einer Schätzung zu einer Liste. Alles Weitere lässt sich daran hängen.

Drei Entscheidungen je Eintrag

Eine Liste, aus der nichts folgt, ist eine Beschäftigung. Gehen Sie sie einmal durch und treffen Sie für jede Zeile drei Festlegungen, jede in einem Satz.

• Erlaubt, geduldet oder abgestellt. Geduldet ist eine zulässige Antwort, aber mit Datum: geduldet bis zur nächsten Prüfung im Frühjahr. Ohne Datum wird aus geduldet dauerhaft.
• Wer verantwortet es. Eine Person, die gefragt wird, wenn das System etwas Falsches ausgibt, und die entscheidet, ob es weiterläuft.
• Welche Daten ausdrücklich nicht hineingehören. Das ist die Regel, an die Mitarbeiter sich tatsächlich halten, weil sie kurz ist und einen Grund hat.

Diese drei Sätze sind mehr wert als jede Richtlinie, die Sie sich schreiben lassen könnten, weil sie sich auf Systeme beziehen, die es in Ihrem Haus wirklich gibt. Halten Sie dabei auch fest, warum Sie so entschieden haben. In sechs Monaten wird jemand die Entscheidung anzweifeln, und dann diskutieren Sie besser über die Begründung von damals als über Erinnerungen.

Wer diese Liste noch von Ihnen sehen will

Der Aufwand rechnet sich auch dann, wenn Sie ihn nur für sich selbst betreiben. Es fragen allerdings zunehmend andere. Seit dem 29. Juli 2026 ist die Bundesnetzagentur laut ihrer eigenen Pressemitteilung die zentrale Marktaufsicht für die KI-Verordnung in Deutschland und zugleich die Stelle, bei der Beschwerden eingehen. Sie bietet dafür einen KI-Service-Desk an, zu dem nach derselben Mitteilung ein Online-Werkzeug zur Einordnung der Risikoklasse eines KI-Systems gehört, ausdrücklich auch für kleine und mittlere Unternehmen. Dieses Werkzeug ist hilfreich, setzt aber voraus, dass Sie wissen, welche Systeme Sie einordnen wollen.

Dazu kommen die Transparenzpflichten aus Artikel 50 der KI-Verordnung. Nach der Einordnung der Kanzlei Flick Gocke Schaumburg gelten sie unverändert, und für generative Systeme, die vor dem 2. August 2026 bereits im Einsatz waren, läuft eine Übergangsfrist für die maschinenlesbare Kennzeichnung bis zum 2. Dezember 2026. Welche Ihrer Systeme davon betroffen sind, lässt sich ohne Inventar nicht sagen.

Der dritte Fragesteller sitzt näher. Cyberversicherer und größere Kunden nehmen Fragen zum KI-Einsatz inzwischen in ihre Fragebögen auf. Eine Tabelle mit sechs Spalten beantwortet diese Fragebögen in zwanzig Minuten. Ohne sie wird daraus ein Projekt, und zwar immer genau dann, wenn Sie gerade keine Zeit dafür haben.

Wenn Sie es nicht nebenher machen wollen

Nichts an diesem Vorgehen braucht ein Werkzeug. Es braucht einen Vormittag, eine Tabelle und die Bereitschaft, drei Fragen je Zeile zu beantworten, statt die Liste nur anzulegen. Wer das einmal gemacht hat, muss es danach zweimal im Jahr nachziehen.

Was erfahrungsgemäß liegenbleibt, ist der zweite Teil: die Entscheidungen samt Begründung an einem Ort zu behalten, an dem sie in sechs Monaten noch auffindbar sind. Genau dafür führt ChiefBoard ein Entscheidungs-Logbuch, in dem jede Festlegung mit Annahme, Datum und Grund steht, und rechnet auf Wunsch die Varianten daneben durch, etwa was das Abschalten eines geduldeten Werkzeugs an Zeit kostet und was das Weiterlaufen an Risiko bedeutet. Das Inventar selbst können Sie am Donnerstagvormittag allein anlegen. Es ist die Grundlage für alles, was danach zum Thema KI in Ihrem Haus entschieden wird.