Der Chatbot auf Ihrer Website muss sich zu erkennen geben: Was seit August gilt

Wenn im Mittelstand über die KI-Verordnung gesprochen wird, geht es meist um Hochrisiko-Systeme, um technische Dokumentation und Konformitätsbewertung. Und um die Erleichterung, dass genau diese Pflichten durch den Digital Omnibus nach hinten gerückt sind. Der Schluss daraus lautet in vielen Geschäftsführungen: betrifft uns nicht, jedenfalls nicht in diesem Jahr.

Dieser Schluss greift zu kurz. Ein Teil der Verordnung gilt bereits, und er betrifft keine Sonderfälle, sondern den gewöhnlichen Einsatz von KI: den Chatbot auf der Website, das erzeugte Produktbild im Katalog, den automatisch geschriebenen Beitrag im Unternehmensblog. Laut einem Beitrag der Computerwoche vom 3. August 2026 sind die Transparenz- und Kennzeichnungspflichten nach Artikel 50 der KI-Verordnung seit dem 2. August 2026 anwendbar. Eine allgemeine Schonfrist für Unternehmen, die KI einsetzen, gibt es dabei nicht.

Dieser Artikel ordnet ein, was das praktisch bedeutet und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen können. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

Vier Punkte, um die es geht

Die Computerwoche fasst die seit August anwendbaren Transparenzpflichten in demselben Beitrag in vier Bereichen zusammen:

• Offenlegung bei direkter Interaktion: Wer mit einem KI-System spricht oder schreibt, muss das erkennen können. Das betrifft den Chatbot im Kundenservice ebenso wie einen Sprachassistenten am Telefon.
• Maschinenlesbare Kennzeichnung synthetischer Inhalte: Von KI erzeugte Texte, Bilder, Audio- und Videodateien sollen technisch als solche erkennbar sein.
• Information bei Emotionserkennung und biometrischen Systemen: Betroffene müssen erfahren, dass ein solches System eingesetzt wird.
• Offenlegung von Deepfakes und von KI-Texten zu Themen öffentlichen Interesses: Hier genügt keine versteckte Fußnote, der Hinweis muss beim Wahrnehmen des Inhalts ankommen.

Betreiber sein heißt nicht, KI zu bauen

Die Verordnung unterscheidet zwischen Anbietern, die ein KI-System entwickeln oder unter eigenem Namen auf den Markt bringen, und Betreibern, die ein solches System im eigenen Verantwortungsbereich einsetzen. Für den Mittelstand ist fast immer die zweite Rolle einschlägig. Sie kaufen ein Werkzeug ein, binden es unter Ihrem Namen auf Ihrer Website ein, und damit liegt die Pflicht zur Offenlegung bei Ihnen, nicht bei Ihrem Softwareanbieter.

Ebenso wichtig ist, wo die Pflicht endet. Nach einem Leitfaden der Kanzlei activeMind.legal zu den Transparenzpflichten im Marketing greift die Kennzeichnung bei KI-Texten nur, wenn diese veröffentlicht werden, informierend sind und Themen von öffentlichem Interesse behandeln. Texte, die ein Mensch inhaltlich geprüft und verantwortet hat, fallen nach dieser Einordnung nicht darunter. Auch geringfügige technische Bearbeitungen an Bildern, etwa Farbkorrektur oder Rauschunterdrückung, lösen die Pflicht nicht aus. Und beim Chatbot entfällt der Hinweis, wenn für eine verständige Person aus dem Zusammenhang ohnehin offensichtlich ist, dass hier eine Maschine antwortet.

Die rein interne Nutzung bleibt ebenfalls außen vor. Wenn Ihre Disposition eine Tabelle von KI sortieren lässt oder die Buchhaltung Belege vorsortieren lässt, entsteht daraus keine Kennzeichnungspflicht gegenüber Kunden. Der Auslöser ist der Kontakt nach außen.

Ein Rundgang durch die eigenen Kanäle

Der Aufwand liegt in aller Regel nicht in der Umsetzung, sondern im Überblick. In vielen Häusern ist KI über Marketing, Vertrieb und Service eingesickert, ohne dass eine Stelle die Summe kennt. Ein strukturierter Rundgang durch die nach außen sichtbaren Kanäle ist deshalb der erste sinnvolle Schritt:

• Website und Shop: Gibt es einen Chatbot, einen Berater oder einen Konfigurator, hinter dem ein Sprachmodell arbeitet. Steht an der Stelle, an der das Gespräch beginnt, ein klarer Hinweis.
• Telefon und Kundenservice: Nimmt ein Sprachassistent Anrufe entgegen oder beantwortet Standardanfragen. Erfährt der Anrufer das zu Beginn.
• Bildmaterial: Welche Produktfotos, Stimmungsbilder oder Personendarstellungen auf Website, in Katalogen und in Anzeigen sind ganz oder teilweise von KI erzeugt.
• Texte nach außen: Werden Blogbeiträge, Newsletter oder Produktbeschreibungen ohne menschliche Prüfung veröffentlicht. Wer zeichnet inhaltlich verantwortlich.
• Bewerbung und Personal: Kommt bei der Vorauswahl von Bewerbungen ein KI-System zum Einsatz, und was erfahren Bewerber darüber.
• Agenturen und Dienstleister: Wer Inhalte extern erstellen lässt, sollte wissen und vertraglich festhalten, wo dort KI im Spiel ist. Die Pflicht bleibt bei Ihnen, auch wenn die Arbeit außer Haus stattfindet.

Die Aufsicht hat seit Juli einen Namen

Bis in den Sommer hinein war offen, wer die Verordnung in Deutschland durchsetzt. Das hat sich geändert. Nach einer Pressemitteilung des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung vom 29. Juli 2026 ist an diesem Tag das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz in Kraft getreten. Die Bundesnetzagentur übernimmt damit die Rolle der zentralen Marktüberwachungsbehörde, ist nationale Anlaufstelle und zugleich Beschwerdestelle.

Beides ist für Sie von Bedeutung. Die Beschwerdestelle bedeutet, dass nicht nur eine Behörde von sich aus prüfen kann, sondern dass Kunden, Bewerber und Wettbewerber einen Weg haben, Verstöße zu melden. Die Computerwoche weist in ihrem Beitrag darauf hin, dass Verstöße mit Bußgeldern von bis zu 15 Millionen Euro oder bis zu drei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden können und daneben wettbewerbsrechtliche Schritte von Mitbewerbern und Verbraucherschutzorganisationen drohen. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt bei den Bußgeldern jeweils der niedrigere der beiden Beträge.

Die Anlaufstelle ist die andere Seite derselben Medaille. Die Bundesnetzagentur betreibt nach derselben Mitteilung einen KI-Service Desk, der sich ausdrücklich an kleine und mittlere Unternehmen richtet und unter anderem bei der Einordnung eigener Systeme hilft, sowie ein KI-Reallabor für das Erproben neuer Anwendungen. Wer unsicher ist, ob ein bestimmter Anwendungsfall unter die Kennzeichnung fällt, muss diese Frage also nicht allein mit einer Kanzlei klären.

Was daraus für Ihre Planung folgt

Die Kennzeichnung selbst ist selten teuer. Ein Satz vor dem Chatbot-Fenster, ein Hinweis unter einem erzeugten Bild, eine klare Regel, welche Texte vor der Veröffentlichung durch menschliche Hände gehen. Aufwendig wird es nur dort, wo niemand mehr weiß, was im Haus eigentlich im Einsatz ist. Die eigentliche Arbeit ist deshalb die Bestandsaufnahme, und die lohnt sich unabhängig von der Verordnung, weil sie auch Kosten, Doppelungen und Abhängigkeiten sichtbar macht.

Sinnvoll ist außerdem, die getroffenen Festlegungen schriftlich zu halten: welche Systeme eingesetzt werden, wer sie verantwortet, welche Inhalte gekennzeichnet werden und welche mit welcher Begründung nicht. Diese Begründung ist im Zweifel das, was Sie später vorlegen müssen, und sie ist nach einigen Monaten ohne Notiz nicht mehr rekonstruierbar.

Genau dafür ist ein Entscheidungs-Ledger gedacht. ChiefBoard kann die Bestandsaufnahme strukturieren, die Varianten für einzelne Kanäle mit Aufwand und Nutzen gegenüberstellen und die Entscheidung samt Annahmen festhalten, sodass beim nächsten Rundgang nachvollziehbar ist, warum etwas so geregelt wurde.