E-Rechnung ab Januar 2027: Was Sie im letzten Quartal noch entscheiden müssen

In gut drei Monaten endet für viele mittelständische Unternehmen eine Übergangsfrist, die bisher wenig Aufmerksamkeit bekommen hat. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums dürfen Unternehmen bis zum 31. Dezember 2026 Rechnungen an andere inländische Unternehmen noch in der gewohnten Form ausstellen, also auf Papier oder als PDF. Ab dem 1. Januar 2027 gilt das nur noch für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat. Alle anderen müssen dann E-Rechnungen ausstellen.

Für die Frage, ob Sie betroffen sind, zählt also Ihr Umsatz im laufenden Jahr 2026. Ein großer Teil des produzierenden Mittelstands, des Großhandels und der Dienstleister mit festen Firmenkunden liegt darüber. Wer jetzt noch nicht weiß, wie die eigenen Rechnungen im Januar das Haus verlassen, hat genug Zeit für eine saubere Lösung, aber nicht mehr genug Zeit, um die Entscheidung weiter zu vertagen.

Laut einem Bericht von ad-hoc-news vom 7. September 2026 über eine Studie des Verbands elektronische Rechnung sehen die Befragten vor allem bei kleinen und mittleren Unternehmen Wissenslücken über die konkreten Anforderungen. Dieser Artikel soll helfen, diese Lücke für Ihr Unternehmen zu schließen. Er ersetzt keine steuerliche Beratung.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Der häufigste Irrtum betrifft die PDF. Das Bundesfinanzministerium beschreibt eine E-Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Eine PDF, die per E-Mail verschickt wird, ist elektronisch, aber nicht strukturiert. Sie gilt deshalb nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen Regeln.

Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind das vor allem XRechnung, ein reines Datenformat, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, eine Kombination aus lesbarer PDF und eingebetteten Daten. Bei ZUGFeRD schließt das Ministerium die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausdrücklich aus, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten. Wenn Ihre Software „ZUGFeRD“ anbietet, lohnt sich deshalb die Nachfrage, welches Profil sie erzeugt.

Nicht betroffen sind nach den FAQ Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und einige Sonderfälle wie Fahrausweise. Wer ausschließlich an Verbraucher verkauft, muss also nichts umstellen. Für die meisten Unternehmen im Mittelstand ist das allerdings die Ausnahme.

Die Empfangsseite ist bereits Pflicht

Leicht übersehen wird, dass die Umstellung zur Hälfte schon hinter Ihnen liegen sollte. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Laut Bundesfinanzministerium genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Empfangen heißt aber nicht verarbeiten. Eine XRechnung ist für das menschliche Auge ohne passendes Programm kaum lesbar, und maßgeblich ist bei einer E-Rechnung der strukturierte Datenteil, nicht eine mitgeschickte Ansicht.

Prüfen Sie deshalb zuerst, was mit den E-Rechnungen passiert, die heute schon bei Ihnen eingehen. Werden sie in Ihrer Buchhaltung oder bei Ihrem Steuerberater korrekt eingelesen und im Originalformat archiviert, oder druckt jemand eine Ansicht aus und legt sie ab. Die Antwort sagt viel darüber, wie weit Ihr Haus für die Ausgangsseite ist.

Drei Wege für die Ausgangsrechnung

Für das Ausstellen von E-Rechnungen gibt es im Kern drei Wege, und welcher passt, hängt weniger von der Technik ab als von Ihrem Rechnungsvolumen und Ihrer bestehenden Software.

• Das vorhandene System aufrüsten: Viele ERP-, Warenwirtschafts- und Buchhaltungsprogramme bieten ein Modul oder ein Update für XRechnung und ZUGFeRD. Das ist meist der kürzeste Weg, setzt aber voraus, dass Ihre Stammdaten sauber sind, denn eine E-Rechnung verlangt Angaben, die auf Papier oft stillschweigend ergänzt wurden, etwa Bestellnummern oder Leitweg-IDs bei öffentlichen Auftraggebern.
• Einen Dienstleister anbinden: Spezialisierte Anbieter übernehmen Umwandlung, Versand und Archivierung. Das lohnt sich vor allem bei hohem Volumen oder vielen Kunden mit unterschiedlichen Anforderungen, bringt aber laufende Kosten und eine weitere Abhängigkeit mit sich.
• Die Rechnungsstellung ohnehin erneuern: Wenn Ihre Fakturierung auf veralteter Software oder Tabellen beruht, ist die E-Rechnung ein Anlass, diese Entscheidung vorzuziehen. Das ist der aufwendigste Weg und bis Januar nur realistisch, wenn Sie jetzt beginnen.

Was Sie bis Jahresende tun sollten

Eine Übergangsmöglichkeit gibt es noch: Nach den FAQ des Ministeriums gilt für Rechnungen im EDI-Verfahren, also bei elektronischem Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern, eine verlängerte Frist bis Ende 2027. Wer mit großen Kunden bereits über EDI abrechnet, gewinnt dort Zeit, für alle übrigen Kunden aber nicht. Darauf sollten Sie Ihre Planung nicht stützen.

Für die kommenden Wochen hat sich eine einfache Reihenfolge bewährt:

• Betroffenheit klären: Mit Ihrem Steuerberater festhalten, ob Ihr Umsatz 2026 voraussichtlich über 800.000 Euro liegt, und welche Kunden Unternehmen im Inland sind.
• Bestand aufnehmen: Welche Software erstellt heute Ihre Rechnungen, wie viele sind es im Monat, und über welche Wege gehen sie hinaus.
• Beim Softwareanbieter nachfragen: Ab wann und in welchem Format und Profil Ihr System E-Rechnungen erzeugt, was das kostet und ob das Update vor Januar produktiv sein kann.
• Eine Verantwortliche oder einen Verantwortlichen benennen: Ohne klare Zuständigkeit bleibt das Thema zwischen Buchhaltung, IT und Geschäftsführung liegen.
• Im November testen: Einige echte Rechnungen als E-Rechnung an Kunden schicken, die bereits empfangen können, und die Rückmeldungen auswerten, solange noch Zeit für Korrekturen bleibt.

Die Entscheidung dahinter

Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist eine Rechnung, die als E-Rechnung hätte ausgestellt werden müssen, aber als PDF kommt, keine ordnungsgemäße Rechnung. Das kann bei Ihren Kunden zu Rückfragen und verzögerten Zahlungen führen. Die Pflicht ist also nicht nur eine Formalie, sondern berührt Ihren Zahlungseingang. Wie genau sich das im Einzelfall auswirkt, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Welcher der drei Wege für Sie der richtige ist, lässt sich mit Kosten, Zeitbedarf und Risiko ganz konkret vergleichen. ChiefBoard kann dabei helfen, die Varianten mit Ihren eigenen Zahlen durchzurechnen und die Entscheidung samt Annahmen im Ledger festzuhalten. So sehen Sie im Frühjahr, wenn der erste Betrieb gelaufen ist, ob die Rechnung aufgegangen ist.