Ab dem 2. November rechnet Microsoft nach Verbrauch ab: Wie Sie KI-Kosten deckeln, bevor sie entstehen

Microsoft hat am 16. September 2026 im Partner Center eine Ankündigung mit dem Titel „Usage-based billing is default on for new Microsoft 365 Copilot Business licenses starting November 2, 2026“ veröffentlicht. Danach werden neue Copilot-Business-Lizenzen, die über einen Partner bezogen werden, ab dem 2. November standardmäßig mit verbrauchsbasierter Abrechnung ausgeliefert. Bisher musste ein Administrator diese Abrechnungsart bewusst einschalten. Künftig ist das dafür nötige Azure-Abonnement bereits eingerichtet, und die Ankündigung nennt genau das als Vorteil: weniger Aufwand bei der Einrichtung.

Microsoft 365 Copilot Business ist die Variante für Unternehmen bis 300 Nutzer. Die Änderung ist damit keine Konzernnachricht, sondern betrifft die Betriebsgröße, in der ein Geschäftsführer die Softwarerechnung noch selbst ansieht. Sie betrifft nach der Ankündigung Neukäufe, nicht bestehende Lizenzen. Wer zwischen Oktober und Januar Plätze dazubucht oder erstmals Copilot einführt, kauft allerdings genau diese Neukäufe.

Der Vorgang ist größer als Microsoft

Wichtiger als die einzelne Ankündigung ist das Muster. GitHub hat laut einem Bericht von Computing Deutschland vom 3. Juni 2026 seine Copilot-Tarife zum 1. Juni 2026 von der Flatrate auf ein Guthabenmodell umgestellt, mit einem Preis von 0,01 US-Dollar je Credit und einem in der Business-Lizenz enthaltenen Kontingent. Derselbe Bericht ordnet das ausdrücklich als Branchenentwicklung ein und nicht als Einzelentscheidung.

Der Grund dafür ist technischer Natur und deshalb dauerhaft. Eine Textvervollständigung kostet den Anbieter Bruchteile eines Cents. Ein Agent, der eine Aufgabe über Stunden bearbeitet, dafür Dokumente liest, Zwischenschritte prüft und sich selbst korrigiert, kostet ein Vielfaches davon. Ein Preis pro Platz und Monat setzt voraus, dass alle Plätze ungefähr gleich viel Aufwand erzeugen. Diese Annahme trifft zu, solange KI vor allem Sätze ergänzt. Sie bricht, sobald einzelne Mitarbeiter Agenten laufen lassen und andere nicht.

Für Ihre Planung heißt das: Rechnen Sie nicht mit einer Ausnahme, sondern mit einer Regel. Bei den Verlängerungen der nächsten anderthalb Jahre wird bei jedem Anbieter, dessen Produkt KI-Funktionen enthält, dieselbe Frage auftauchen.

Was sich auf Ihrer Rechnung ändert

Aus einer Position werden zwei. Der Platzpreis bleibt und ist weiter planbar. Nach der Übersicht von copilotenschule.de mit Stand September 2026 liegt Microsoft 365 Copilot Business bei 15,60 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, zuzüglich der bestehenden Microsoft-365-Grundlizenz. Daneben tritt eine zweite Position, die von der Nutzung abhängt und nach oben zunächst offen ist.

Diese zweite Position wird in Credits gemessen. Ein Fachbeitrag von Universal Cloud nennt für die verbrauchsbasierte Abrechnung 0,01 US-Dollar je Credit und einen Vorauskauf mit Rabatt ab einer Abnahme von 300.000 Credits im Jahr. Wie viele Credits ein einzelner Vorgang verbraucht, lässt sich der Preisliste dagegen nicht entnehmen: Nach einer Aufstellung des Dienstleisters Oryon vom 22. September 2026 hängt der Verbrauch vom verwendeten Modell, von der Menge an Kontext und von der Komplexität der Aufgabe ab, und es gibt keine einheitliche Gebühr pro Aktion.

Das ist der eigentliche Unterschied zur Flatrate, und er ist kein Rechenproblem, sondern ein Steuerungsproblem. Sie können diese Position nicht aus der Preisliste kalkulieren. Sie können sie nur begrenzen. Und sie entsteht nicht in der IT, sondern am Arbeitsplatz: Der Beitrag von Universal Cloud weist darauf hin, dass Mitarbeiter die entsprechenden Funktionen selbst aktivieren und damit Verbrauch auslösen können, ohne dass jemand das vorher freigegeben hat.

Fünf Festlegungen, bevor die erste Rechnung kommt

Die Arbeit daran ist kleiner, als sie klingt. Es sind fünf Entscheidungen, jede in einem Satz, und alle fünf gehören vor den Umstellungstermin und nicht danach.

• Eine Obergrenze für das Unternehmen und eine je Nutzer. Die erste schützt das Budget, die zweite findet den einzelnen Fall, in dem etwas aus dem Ruder läuft, bevor er in der Summe untergeht.
• Wer Agenten und neue KI-Dienste einschalten darf. Eine Person oder eine Rolle, nicht „nach Bedarf“. Ohne diese Festlegung entscheidet es der Erste, der eine Schaltfläche findet.
• Die Voreinstellung, neue Dienste automatisch zu übernehmen, bewusst prüfen und im Zweifel abschalten. Sonst erweitert jeder Produktausbau des Anbieters Ihren Kostenrahmen ohne Ihre Entscheidung.
• Einen Schwellenwert für eine Warnmeldung und einen Namen, der sie bekommt. Eine Warnung, die in einem Sammelpostfach landet, ist keine Warnung.
• Wer über eine Erhöhung entscheidet und woran. Meist ist die Erhöhung berechtigt. Sie soll nur eine Entscheidung sein und kein Nebeneffekt.

Halten Sie zu jeder der fünf Festlegungen fest, warum Sie sie so getroffen haben. In drei Monaten wird jemand die Obergrenze für zu niedrig halten, und dann ist es hilfreich, über die damalige Begründung zu sprechen und nicht über Erinnerungen.

Die Zahl, die die Flatrate nie geliefert hat

Die Umstellung hat eine Seite, die in den Warnungen untergeht. Eine Flatrate sagt Ihnen nie, was ein Anwendungsfall kostet. Sie verteilt einen festen Betrag über alles, was im Haus passiert, und macht damit die Frage unbeantwortbar, ob sich der Einsatz an einer bestimmten Stelle rechnet. Eine verbrauchsbasierte Abrechnung beantwortet diese Frage von selbst, weil sie jeden Vorgang einzeln bewertet.

Nutzen Sie das für genau einen Vorgang, nicht für alle. Nehmen Sie einen wiederkehrenden Ablauf, den Sie ohnehin verbessern wollen, etwa die Erstellung von Angebotsentwürfen oder die Beantwortung von Standardanfragen im Service. Zählen Sie, wie oft er im Monat vorkommt. Lassen Sie vier Wochen laufen und sehen Sie sich am Ende den Verbrauch an, der auf diesen Vorgang entfällt. Daraus ergeben sich Kosten je Vorgang, und die lassen sich gegen die eingesparte Zeit halten, bewertet mit Ihrem eigenen internen Stundensatz.

Das Ergebnis ist in beide Richtungen nützlich. Rechnet es sich, haben Sie erstmals ein Argument, das aus Ihrem Betrieb stammt und nicht aus einer Anbieterpräsentation. Rechnet es sich nicht, haben Sie in vier Wochen etwas erfahren, wofür Sie unter einer Flatrate zwei Jahre gebraucht hätten, nämlich dass dieser Vorgang nicht der richtige war.

Beim nächsten Vertrag ist das die erste Frage

Weil dieselbe Umstellung bei anderen Anbietern folgen wird, lohnt eine kurze Prüfliste für jede Verlängerung, in der KI-Funktionen enthalten sind. Vier Fragen genügen, und sie gehören vor die Unterschrift.

• Ist der KI-Anteil im Festpreis enthalten oder wird er separat nach Verbrauch abgerechnet? Steht dazu nichts im Vertrag, ist das die Antwort, nach der Sie fragen müssen.
• Was passiert, wenn ein enthaltenes Kontingent aufgebraucht ist: Stoppt die Funktion oder läuft die Abrechnung weiter? Beides ist vertretbar, aber nur eines davon können Sie ohne Obergrenze nutzen.
• Kann der Anbieter den Verbrauch pro Aktion einseitig ändern? Ein Preis pro Credit ist wenig wert, wenn die Zahl der Credits je Vorgang nicht vereinbart ist.
• Bekommen Sie eine Auswertung, die den Verbrauch einzelnen Abläufen zuordnet? Ohne diese Auswertung können Sie die Kosten begrenzen, aber nicht beurteilen.

Diese vier Fragen kosten in einem Gespräch zehn Minuten. Sie entscheiden darüber, ob eine Position in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung planbar bleibt oder nicht.

Wenn Sie es nicht nebenher rechnen wollen

Nichts daran braucht ein Werkzeug. Es braucht fünf Festlegungen vor dem 2. November, einen Vorgang, den Sie vier Wochen lang beobachten, und vier Fragen bei der nächsten Verlängerung. Wer das einmal ordentlich aufsetzt, hat danach zweimal im Jahr eine halbe Stunde damit zu tun.

Liegenbleibt erfahrungsgemäß der Teil dazwischen: die Varianten vorher durchzurechnen und die Festlegungen samt Begründung an einem Ort zu behalten, an dem sie im Januar noch auffindbar sind. Genau dafür ist ChiefBoard gebaut, mit einem Entscheidungs-Logbuch, in dem jede Festlegung mit Annahme, Datum und Grund steht, und mit einer Rechnung, die Kosten und erwarteten Nutzen der Varianten nebeneinanderstellt. Der Termin selbst liegt fest und rückt nicht: Am 2. November ändert sich für Neukäufe die Voreinstellung, und Voreinstellungen sind die Entscheidungen, die man später erklären muss, ohne sie getroffen zu haben.